Memiliki akun media sosial, menerima pesanan melalui WhatsApp, atau berjualan di marketplace dapat membantu UMKM menjangkau pelanggan. Namun, kehadiran online belum tentu membuat operasional usaha menjadi lebih produktif. Jika pesanan masih dicatat di banyak tempat, stok tidak terpantau, dan keuangan bercampur dengan kebutuhan pribadi, pemilik usaha tetap bisa kewalahan meskipun penjualan meningkat.

Karena itu, digitalisasi UMKM untuk meningkatkan produktivitas perlu dimulai dari masalah operasional yang paling sering menghambat pekerjaan. Teknologi bukan sekadar alat promosi, melainkan sarana untuk mengurangi pekerjaan berulang, memperbaiki pencatatan, dan membantu pemilik usaha mengambil keputusan berdasarkan data.

Bank Indonesia mendorong digitalisasi UMKM di berbagai aspek, termasuk perluasan pasar, pembayaran, dan pengelolaan keuangan. Salah satu fasilitas yang disediakan adalah SIAPIK, aplikasi pencatatan informasi keuangan yang membantu pelaku usaha menyusun laporan keuangan digital.

Go Online dan Go Productive, Apa Bedanya?

Go online berarti usaha mulai memanfaatkan kanal digital untuk menjangkau pelanggan atau menjalankan transaksi. Contohnya, toko membuat akun media sosial, menerima pesanan melalui WhatsApp, atau membuka toko di marketplace.

Sementara itu, go productive berarti teknologi digunakan untuk memperbaiki cara kerja di dalam usaha. Pemilik tidak hanya berfokus mendapatkan pesanan, tetapi juga memastikan pesanan tercatat, stok tersedia, pembayaran terpantau, dan pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih efisien.

Keduanya saling berkaitan, tetapi tidak sama. Penjualan online dapat meningkatkan jumlah pesanan. Jika proses pencatatan dan pemenuhan pesanan masih manual, kenaikan transaksi justru berpotensi menambah beban kerja dan kesalahan.

Misalnya, sebuah usaha makanan menerima pesanan dari WhatsApp, marketplace, dan pelanggan yang datang langsung. Jika setiap pesanan dicatat di tempat berbeda, pemilik harus memeriksa beberapa daftar untuk mengetahui jumlah penjualan dan stok. Dengan sistem pencatatan yang lebih terpusat, proses tersebut dapat dibuat lebih teratur.

Alamat usaha di daftarkan di Google Maps untuk mempermudah pencarian oleh pelanggan. (Google)

1. Mulai dari Masalah yang Paling Sering Menghambat Usaha

Tidak semua UMKM perlu langsung menggunakan sistem yang kompleks. Langkah awal yang lebih realistis adalah memetakan pekerjaan yang paling banyak menyita waktu atau paling sering menimbulkan kesalahan.

Pemilik usaha dapat mengevaluasi beberapa pertanyaan berikut:

• Apakah pesanan sering terlupa atau tertukar?

• Apakah jumlah stok baru diketahui setelah barang habis?

• Apakah pemilik kesulitan mengetahui keuntungan harian?

• Apakah pelanggan harus menunggu lama untuk mendapatkan jawaban?

• Apakah laporan penjualan membutuhkan waktu lama untuk disusun?

• Apakah data usaha hanya tersimpan di satu ponsel atau buku catatan?

Jawaban dari pertanyaan tersebut membantu menentukan teknologi yang benar-benar dibutuhkan. Jika masalah utama adalah stok, aplikasi pemasaran belum tentu menjadi prioritas. Jika pemilik tidak mengetahui keuntungan, pencatatan transaksi dan biaya perlu dibenahi lebih dahulu.

Prinsipnya, pilih teknologi berdasarkan masalah nyata, bukan semata-mata karena sedang populer.

2. Rapikan Pencatatan Keuangan Sebelum Mengejar Penjualan Lebih Besar

Salah satu hambatan UMKM adalah kesulitan mengetahui kondisi keuangan usaha secara teratur. Penjualan yang terlihat ramai belum tentu menghasilkan keuntungan yang memadai, terutama jika biaya bahan baku, ongkos kirim, biaya platform, dan pengeluaran lain belum dicatat secara lengkap.

Bank Indonesia menjelaskan bahwa pencatatan keuangan membantu UMKM mengetahui kondisi serta kinerja usaha. Pencatatan yang baik juga dapat mengurangi risiko tercampurnya keuangan pribadi dan usaha.

1. Pemasukan: seluruh uang yang diterima dari penjualan.

2. Pengeluaran: pembelian bahan, transportasi, kemasan, dan biaya operasional.

3. Piutang: transaksi yang belum dibayar pelanggan.

4. Utang usaha: kewajiban yang harus dibayarkan kepada pemasok atau pihak lain.

Pencatatan dapat dilakukan melalui spreadsheet sederhana atau aplikasi keuangan. Bagi pelaku usaha yang membutuhkan panduan, SIAPIK dari Bank Indonesia merupakan salah satu pilihan yang dapat dipelajari.

Yang penting bukan seberapa canggih aplikasinya, melainkan konsistensi mencatat transaksi dan memeriksa hasilnya. Data yang rapi membantu pemilik melihat apakah usaha menghasilkan laba, biaya mana yang meningkat, dan apakah arus kas cukup untuk kebutuhan berikutnya.

3. Gunakan Sistem Kasir dan Stok Sesuai Kebutuhan

Usaha yang memiliki banyak jenis barang atau transaksi berulang dapat mempertimbangkan aplikasi kasir digital. Sistem kasir dapat membantu mencatat penjualan, menyimpan riwayat transaksi, dan—bergantung pada fitur aplikasinya—mengurangi stok secara otomatis setelah barang terjual.

Manfaatnya akan terasa jika data barang dimasukkan dengan benar dan transaksi dicatat secara disiplin. Sebaliknya, aplikasi tidak akan menyelesaikan masalah apabila karyawan tetap mencatat sebagian transaksi di luar sistem atau stok fisik tidak pernah dicocokkan.

Untuk usaha kecil, pengelolaan stok bisa dimulai dari daftar sederhana yang mencakup:

• Nama dan kode barang.

• Jumlah stok awal.

• Barang masuk.

• Barang terjual atau keluar.

• Jumlah stok akhir.

• Batas minimum untuk melakukan pemesanan ulang.

Pelaku usaha tidak harus langsung membeli perangkat mahal. Spreadsheet bisa menjadi langkah awal, sementara aplikasi kasir dapat dipertimbangkan ketika jumlah transaksi dan kebutuhan laporan semakin kompleks.

Sebuah studi pengabdian masyarakat tentang digitalisasi pencatatan keuangan dan stok pada UMKM konter pulsa, misalnya, melaporkan penggunaan spreadsheet dan penyimpanan cloud untuk memperbaiki pencatatan serta memudahkan akses data. Hasil satu program tidak otomatis berlaku untuk semua usaha, tetapi menunjukkan bahwa solusi sederhana dapat menjadi tahap awal digitalisasi.

Pesanan dari berbagai kanal sering menjadi tantangan bagi usaha yang mulai berkembang. Pemilik mungkin menerima pesanan melalui pesan pribadi, komentar media sosial, marketplace, dan pembelian langsung.

Jika setiap pesanan hanya mengandalkan ingatan atau percakapan yang tersebar, risiko terlewat dan salah kirim meningkat. UMKM dapat membuat satu daftar pesanan terpusat yang mencatat:

• Nama pelanggan dan kontak.

• Produk serta jumlah pesanan.

• Waktu pesanan diterima.

• Status pembayaran.

• Status produksi atau persiapan.

• Status pengiriman atau pengambilan.

Daftar tersebut dapat berupa spreadsheet bersama atau fitur pesanan pada aplikasi yang digunakan. Usaha dengan volume transaksi tinggi bisa mempertimbangkan sistem yang menghubungkan pesanan, stok, dan pembayaran.

Sebelum memilih aplikasi, pastikan alurnya sesuai dengan cara usaha bekerja. Jangan sampai karyawan harus mengisi data yang sama berkali-kali karena aplikasi tidak terhubung atau prosesnya terlalu rumit.

5. Otomatiskan Pekerjaan Berulang Secara Bertahap

Produktivitas juga dapat meningkat dengan mengurangi pekerjaan administratif yang dilakukan berulang. Contohnya, pemilik dapat menggunakan templat balasan untuk pertanyaan pelanggan yang sering muncul, pengingat pembayaran, atau format laporan harian.

Namun, otomatisasi sebaiknya diterapkan pada proses yang sudah jelas. Jika prosedur kerja masih berubah-ubah, otomatisasi justru dapat mempercepat kesalahan.

Beberapa contoh penerapan bertahap:

Pilih satu atau dua pekerjaan yang paling menyita waktu. Setelah hasilnya terlihat dan pengguna terbiasa, barulah perluas penerapannya.

6. Ukur Hasilnya, Bukan Hanya Jumlah Teknologi yang Digunakan

Digitalisasi bukan tujuan akhir. Teknologi seharusnya membantu usaha bekerja lebih baik. Karena itu, pemilik perlu mengukur perubahan sebelum dan sesudah sistem digunakan.

Beberapa indikator sederhana yang dapat dipantau:

• Waktu yang dibutuhkan untuk merekap penjualan.

• Jumlah pesanan yang terlambat atau salah.

• Selisih antara stok fisik dan catatan.

• Waktu untuk mencari data pelanggan.

• Ketepatan pencatatan pemasukan dan pengeluaran.

• Jumlah pekerjaan yang masih harus dilakukan ulang.

Sebagai contoh, pemilik dapat mencatat berapa lama rekap penjualan dilakukan sebelum menggunakan aplikasi, kemudian membandingkannya setelah satu bulan. Jika waktu rekap tidak berkurang atau pekerjaan justru bertambah, alur penggunaan perlu dievaluasi.

Perubahan tidak harus langsung menghasilkan peningkatan omzet. Pengurangan kesalahan, data yang lebih rapi, dan waktu kerja yang lebih terkendali juga merupakan hasil yang bernilai.

7. Perhatikan Biaya, Kemampuan Tim, dan Keamanan Data

Sebelum memilih go online, hitung seluruh biaya yang mungkin muncul. Selain biaya berlangganan, pertimbangkan perangkat, koneksi internet, pelatihan, pemeliharaan, dan waktu yang diperlukan untuk memindahkan data.

Periksa pula apakah aplikasi menyediakan ekspor data, pencadangan, pengaturan hak akses, dan dukungan teknis. Data pelanggan serta informasi keuangan perlu dijaga agar tidak mudah diakses pihak yang tidak berkepentingan.

Jika karyawan belum terbiasa menggunakan aplikasi, berikan pelatihan singkat dan panduan tertulis. Tentukan siapa yang bertanggung jawab memasukkan data, memeriksa kesalahan, dan membuat cadangan.

Digitalisasi yang berhasil bukan sekadar memasang aplikasi, melainkan memastikan orang dan proses kerja dapat menggunakannya secara konsisten.

Langkah Praktis Memulai Go Online

UMKM dapat memulai dengan rencana sederhana selama 30 hari:

• Minggu pertama: Petakan masalah operasional dan pilih satu proses yang paling mendesak.
• Minggu kedua: Pilih alat sederhana, susun format data, dan mulai gunakan pada transaksi harian.
• Minggu ketiga: Periksa konsistensi pencatatan, kumpulkan masukan dari karyawan, dan perbaiki alur yang membingungkan.
• Minggu keempat: Bandingkan hasil dengan kondisi awal. Tentukan apakah sistem perlu dipertahankan, disesuaikan, atau dikembangkan.

Dengan cara ini, pemilik usaha dapat belajar dari penggunaan nyata sebelum mengeluarkan biaya lebih besar.

UMKM tidak cukup hanya hadir di internet untuk go online. Agar digitalisasi benar-benar meningkatkan produktivitas, teknologi perlu membantu memperbaiki proses di balik penjualan: pencatatan keuangan, pengelolaan stok, alur pesanan, dan pekerjaan administratif.

Mulailah dari masalah yang paling sering terjadi, gunakan alat yang sesuai kemampuan usaha, lalu ukur hasilnya secara berkala. Tidak semua UMKM membutuhkan sistem yang sama. Bagi sebagian usaha, spreadsheet yang dipakai secara konsisten sudah menjadi langkah awal yang berarti. Bagi usaha yang transaksinya semakin kompleks, aplikasi kasir atau sistem terintegrasi dapat dipertimbangkan sesuai kebutuhan.